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Informations juridiques et réglementaires

Introduction

Herbert Smith Freehills Kramer ("HSF Kramer") est un cabinet d'avocats international. HSF Kramer accorde une grande importance à la confidentialité des données que vous nous confiez et à celles concernant les visiteurs de notre site internet ou de tout autre site sous notre contrôle (collectivement désignés nos "Sites Internet").

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous expliquer comment nous pouvons être amenés à collecter et à utiliser les données vous concernant, ainsi que les droits dont vous disposez relatifs à ces données. En utilisant nos services en ligne ou en nous fournissant vos données, vous reconnaissez avoir pris connaissance du contenu de la présente Politique de confidentialité. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées de la manière décrite dans la présente Politique de confidentialité, vous devez vous abstenir de nous les fournir.

Vous trouverez nos coordonnées au point 16 ci-dessous.

Champ d'application

La présente Politique de confidentialité s'applique lorsque nous recevons toute donnée à caractère personnel de votre part, de la part de nos clients actuels ou potentiels, de nos contacts professionnels, fournisseurs, candidats à un emploi ou autres tiers, notamment dans les situations suivantes :

  • vous nous demandez un renseignement ou vous nous fournissez un renseignement ;
  • vous faites appel (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez fait appel) à nos services, juridiques ou autres ;
  • vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) un co-contractant ou le prestataire d'un co-contractant d'un ou de plusieurs de nos clients ;
  • vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) un de nos fournisseurs ;
  • du fait de votre lien avec un ou plusieurs de nos clients, notamment lorsque vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) une autorité de contrôle, une administration, une juridiction, un tribunal, ou tout autre autorité judiciaire ;
  • vous êtes, de quelque manière que ce soit, lié à un dossier judiciaire ou autre pour lequel nous avons été mandatés, y compris si vous êtes témoin expert ou conseiller juridique d'une contrepartie ;
  • vous postulez à un emploi ou à un stage chez nous, ou vous assistez à l'une de nos journées portes ouvertes ou à une action de recrutement ;
  • vous remplissez un formulaire de candidature sur l'un de nos Sites Internet;
  • vous assistez à un séminaire ou à un autre évènement organisé par nos soins ;
  • nous effectuons une recherche sur une base de données publiques à votre sujet en lien avec nos procédures d'enregistrement de nouveaux clients ou de développement de la clientèle ;
  • vous visitez nos Sites Internet et nos services en ligne (y compris les applications mobiles) ;
  • vous êtes un ancien collaborateur ou employé du cabinet ; et
  • vous êtes inscrit sur les listes de distribution de nos publications et autres communications (voir le point 12 ci-dessous pour plus de renseignements).

Collecte des données

Dispositions générales

Nous pouvons collecter vos données à caractère personnel directement auprès de vous ou de nos clients, de leurs co-contractants et de leurs représentants habilités. Vos données à caractère personnel peuvent également nous être communiquées par des tiers, tels que votre employeur, d'autres organismes avec lesquels vous êtes en relation, des autorités de contrôle, des agences administratives, des credit reporting agencies (agences d'évaluation du crédit des particuliers), des agences de recrutement, des fournisseurs de renseignements ou des prestataires de service, des fichiers ou ressources accessibles au public et les tiers décrits au point 7 ci-dessous.

Nous pouvons également collecter des informations personnelles à partir des réseaux sociaux dans la mesure où vous avez rendu ces informations publiques.

Nous pouvons collecter des informations personnelles automatiquement à l'aide de technologies de veille économique et de suivi. Ces informations sont utilisées à des fins de marketing, notamment afin de comprendre la solidité des différentes relations commerciales, de mettre à jour et d'ajouter des coordonnées dans notre système de gestion de relation client (CRM). Les catégories de données collectées peuvent inclure certaines interactions par courriel, comme les "opens and clicks".

Nous sommes susceptibles de collecter vos données à caractère personnel, actuelles ou historiques, et notamment votre nom (y compris votre titre), vos coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro(s) de téléphone), votre nationalité, état civil, sexe, employeur, intérêts commerciaux, situation professionnelle, postes occupées, rôles spécifiques que vous avez eu en relation avec notre client (par exemple en tant qu'arbitre ou expert), catégories particulières de données à caractère personnel ou sensibles, besoins alimentaires, informations financières (tel que votre adresse de facturation, compte bancaire, et vos informations de paiement) et des détails relatifs à toute plainte ou demande d'information. Nous sommes également susceptibles de collecter des données à caractère personnel concernant vos rapports avec nous et nos clients, y compris tout contact que nous pourrions établir avec vous en personne, par téléphone, par courriel, ou en ligne.

Services en ligne

Lorsque vous utilisez nos services en ligne, nous pouvons être amenés à collecter :

  • les données que vous nous fournissez en remplissant un formulaire d'abonnement, d'inscription, ou de candidature (y compris lorsque vous communiquez des documents ou faîtes une demande de services additionnels) ;
  •  les données que vous nous avez fournies lorsque vous nous contactez, par exemple, pour signaler un problème avec nos services en ligne ou soulever une question ou partager un commentaire ; ou
  • certains détails concernant votre passage sur nos Sites Internet : données de navigation, journaux de connexion (y compris l'adresse IP et la localisation de l'appareil utilisé pour vous connecter aux services en ligne et tout autre identifiant relatif à l'appareil utilisé pour vous connecter et la nature de la visite), ainsi que les ressources consultées.

Carrières et Recrutement

Si vous postulez à un emploi ou à un stage, vous devrez éventuellement nous fournir des informations sur votre formation et votre expérience professionnelle. La soumission de votre candidature implique votre consentement explicite à l'utilisation de ces données nécessaires pour évaluer votre candidature et nous permettre d'effectuer à la fois des analyses de recrutement et toute activité de suivi qui pourrait nous être demandée en vertu de la législation applicable aux employeurs. Nous pouvons également procéder à des vérifications préalables à l'embauche (notamment concernant vos références et de votre parcours, mandat social, identité, autorisation de travailler, aptitude professionnelle et envisager votre embauche pour des postes autres que celui demandé. Nous pourrions être amenés à divulguer des données à caractère personnel vous concernant aux établissements d'enseignement, cabinets de recrutement, prestataires de vérifications préalables, prestataires de services de santé, associations professionnelles, autorités judiciaires, prestataires d'analyses de recrutement et d'informations sur la diversité, référents et à vos employeurs actuels et passés. Nous pouvons éventuellement recueillir des données vous concernant auprès de ces personnes ou structures. L'absence de ces informations personnelles pourrait nous mettre dans l'impossibilité de poursuivre l'examen de votre candidature pour un poste au sein de notre cabinet.

Si vous postulez à un emploi ou à un stage par le biais de notre système de candidature en ligne, vous accéderez à une politique de confidentialité distincte expliquant l'usage qui sera fait de vos données à caractère personnel, leur durée de conservation et les personnes à qui ces données sont susceptibles d'être communiquées.

Alumni

Si vous êtes un ancien collaborateur et que vous souhaitez rejoindre notre réseau des anciens, nous collectons des données à caractère personnel telles que votre adresse électronique, votre emploi actuel et des renseignements généraux concernant votre passage chez nous. Vous pouvez consulter la page https://www.herbertsmithfreehillskramer.com/alumni pour accéder au site internet des Alumni et pour mettre à jour vos données.

Vous pourrez consulter les conditions générales d'utilisation du réseau et la politique de confidentialité afférente à l'adresse suivante : https://www.herbertsmithfreehillskramer.com/content/alumni-network-terms.

Vidéosurveillance

Nos locaux sont protégés par un système de vidéosurveillance et vous pourriez être filmés lors de vos visites. Nous utilisons la vidéosurveillance dans le but d'assurer un environnement sûr et sécurisé à nos visiteurs et nos collaborateurs. Vous trouverez de plus amples informations à cet égard dans notre Politique de confidentialité relative à la vidéosurveillance.

Utilisation de vos données à caractère personnel

Nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel lorsque :

  • cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous ou avec l'entreprise pour laquelle vous travaillez, ou pour analyser des services et produits juridiques potentiels, ou d'éventuelles réclamations juridiques; ou
  • cela est nécessaire au regard d'une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis; ou
  • vous avez donné votre consentement (le cas échéant) à cette utilisation ou si ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez a obtenu votre consentement (le cas échéant) ; ou
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous (ou un tiers ), sauf si vos intérêts ou vos libertés et vos droits fondamentaux prévalent sur cet intérêt légitime ; ou
  • nous y sommes obligés ou autorisés par la loi.

Nous pouvons être amenés à traiter vos données pour les finalités suivantes :

  • fournir et améliorer nos produits et nos services à votre intention ou à l'intention de l'entreprise pour laquelle vous travaillez (y compris le contrôle et le suivi de l'utilisation desdits produits et services et dans des évaluations ou commentaires de clients) ;
  • gérer et développer notre relation avec vous et avec nos clients ;
  • analyser et suivre nos activités ;
  • faciliter nos opérations internes ;
  • satisfaire à nos obligations légales, réglementaires (notamment en matière de sanctions et de la lutte contre le blanchiment de capitaux), comptables, déclaratives, professionnelles, ou de gestion des risques ;
  • respecter les directives et les meilleures pratiques du secteur (y compris lorsque nous suivons les lignes directrices de l'IBA ou l'ERA Pledge) ;
  • appuyer nos dossiers pour les classements établis et les distinctions décernées par les annuaires juridiques ;
  • identifier des services susceptibles de vous intéresser ;
  • vous envoyer des actualités juridiques, des publications, de la communication commerciale et des informations évènementielles (consultez le point 12 pour plus de renseignements à ce sujet) ;
  • vous accueillir lors d'événements marketing ;
  • gérer les relations avec nos fournisseurs ;
  • protéger, établir, exercer ou défendre nos droits ; et
  • traiter et répondre aux demandes, requêtes, et plaintes que vous nous avez soumis.

Il se peut que nous ne soyons pas en mesure de réaliser ces actions sans vos données à caractère personnel.

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pour la période raisonnablement nécessaire pour les finalités pour lesquelles nous les avons initialement collectées. Les données à caractère personnel fournies pour les besoins de notre prestation de services juridiques seront conservées conformément aux politiques de conservation du cabinet, à moins que nous ayons convenu autrement avec vous par écrit. Nos services en ligne peuvent avoir des durées de conservation différentes dont vous serez avisés séparément en accédant auxdits services. Pour en savoir plus sur les politiques de conservation du cabinet ou sur une des différentes durées de rétention par le cabinet, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : [email protected].

Intelligence artificielle

Nous pouvons utiliser des technologies d'intelligence artificielle (IA) pour améliorer nos services et votre expérience avec nous. L'IA peut servir à analyser des données, automatiser des processus, aider à l'examen de documents, et analyser des contrats. Lors du traitement de vos informations personnelles, nous veillons à ce que toutes les applications d'IA soient conformes aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

Partage des informations au sein de notre réseau mondial

Nous pouvons partager vos informations avec les bureaux, succursales, filiales et sociétés associées de HSF Kramer dans le monde entier (voir le point 15 ci-dessous concernant le lien entre tous nos bureaux à l'international). HSF Kramer a mis en place un accord de transfert intra-groupe afin de sécuriser ces transferts d'informations personnelles. En cas de restructuration, de fusion, ou de cession  à l'avenir de tout ou une partie de nos activités, nous pourrions avoir besoin de transférer vos données à caractère personnel aux nouvelles entités, ou aux tiers afin de faciliter l'opération et d'assurer la continuité de nos services.

Divulgation de vos données à caractère personnel

Nous sommes susceptibles de partager vos données avec des tiers, et notamment avec :

  • nos clients, vos conseillers professionnels et vos employeurs ou établissements ;
  • des tiers intervenant dans la prestation de services aux clients et notamment les avocats, conseils locaux et autres conseillers professionnels ;
  • nos conseillers professionnels, commissaires aux comptes, et assureurs ;
  • les prestataires de services tiers vers qui nous externalisons certaines tâches, par exemple des services d'archivage, d'audit, de vérification de références, de consultation professionnelle (y compris en matière juridique, comptable, financière et commerciale), de prestations informatique, de gestion et d'envoi de courrier, de livraison, de gestion de site internet, de réseaux sociaux, de recherche, de services bancaires et de paiement, de démarchage de client, de traitement des données, d'assurance, d'investigation judiciaire, de support en matière contentieuse, de data room, de marketing et de sécurité ;
  • les annuaires juridiques et organismes d'enquête ;
  • les organismes tiers fournissant des solutions technologiques, notamment des fournisseurs de services cloud ou de plateformes de stockage ;
  • les tiers auxquels nous nous associons pour des actions de promotion conjointe (par exemple des parrainages d'évènements) ou les tiers qui nous assistent dans le cadre d'évènements ;
  • les nouvelles entités ou les tiers que nous pourrions acquérir ou avec lesquels nous pourrions fusionner ;
  • les tiers qui effectuent à notre demande des recherches et analyses portant sur nos produits et services ; ou
  • les autorités de contrôle, juridictions, tribunaux, administrations, autorités judiciaires et tout autre tiers.

Veuillez noter que vos données à caractère personnel peuvent être consultées par des tiers et par nos bureaux HSF Kramer depuis des pays dont les lois prévoient des niveaux de protection des données personnelles qui ne sont pas toujours équivalents aux niveaux de protection qui prévalent dans votre pays. Lorsque nous transférons vos données à l'étranger, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que vos données seront traitées en toute sécurité et mettons en place des garanties adaptées.

Certaines de vos données à caractère personnelle peuvent être conservées et gérées par un fournisseur de services cloud dans un pays autre que le bureau HSF Kramer que vous avez mandaté.

Si vous avez des questions concernant le transfert de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].

Sécurité

Des mesures de sécurité appropriées sont prises pour assurer la conservation de vos données à caractère personnelles sous forme physique ou électronique et pour éviter tout accès, modification ou divulgation non-autorisés de vos données à caractère personnel. Notre politique de sécurité s'appuie sur un certain nombre de normes, processus et procédures de sécurité, et nous conservons les données dans des locaux dont l'accès est contrôlé, ou dans des bases de données électroniques nécessitant des identifiants et mots de passe pour y accéder. Nous exigeons de nos fournisseurs d'hébergement de données qu'ils se conforment aux normes applicables dans le secteur de la sécurité de l'information.

Tous nos associés, collaborateurs, employés et tiers prestataires de services ayant accès à des informations confidentielles sont soumis à une obligation de confidentialité.

La transmission des données via Internet ne peut pas être totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de vos données transmises via nos services en ligne ; toute transmission dans ce cadre se faisant à vos risques et périls.

Cookies

Nous utilisons des cookies pour fournir nos services en ligne. Veuillez consultez notre Politique en matière des cookies pour plus de détails.

Site internet tiers

Nos Sites Internet contiennent des liens vers des sites internet externes sous le contrôle des tiers.

Il relève de votre responsabilité, si vous êtes amené à visiter ces autres sites, de consulter leurs politiques de confidentialité. Nous excluons toute responsabilité quant à l'utilisation de vos données par ces sites tiers.

Vos droits

Dans certains pays, les lois pour la protection de la vie privée peuvent vous donner le droit d'accès, de rectification, ou d'effacement de vos données à caractère personnel, de limiter le traitement de vos données, ou de vous y opposer dans certains cas.

Si vous souhaitez obtenir une copie de vos données, exercer l'un de vos droits, vous pouvez nous contacter par écrit selon la procédure indiquée ci-dessous. Si la législation applicable le permet, nous pourrions éventuellement vous refuser l'accès à vos données ou rendre cet accès payant. Dans de tels cas, nous indiquerons les motifs de notre décision conformément à la loi applicable.

Dans le cas particulier où vous avez donné votre consentement à la collecte, le traitement, et la transmission de vos données à caractère personnel pour une finalité précise, vous avez à tout moment le droit de rétracter votre consentement à ce traitement spécifique.

Si vous êtes résident des États-Unis, veuillez consulter le document US Privacy Notice for Residents of Certain States afin de savoir si vous disposez de certains droits concernant vos informations personnelles.

Les informations vous concernant en notre possession doivent être exactes et à jour. Veuillez nous notifier par écrit aux coordonnées indiquées au point 16 ci-dessous de toute modification de vos données.

Refus de communications marketing

Si vous recevez des communications promotionnelles en lien avec nos services, que ce soit par courrier ou par courriel, vous pouvez rétracter votre consentement à les recevoir à tout moment en vous utilisant l'option "se désabonner" qui se trouve dans le courriel ou document en question. Vous pouvez également nous informer de vos préférences à ce titre par courriel à l'adresse [email protected].

Vie privée des mineurs et l'usage des sites internet

Nos Sites Internet ne sont pas destinés à être utilisés par des personnes mineures. Toute collecte d'informations personnelles auprès de personnes de moins de 18 ans via nos Sites Internet est involontaire. Si vous êtes mineur, veuillez ne pas nous fournir d'informations personnelles vous concernant.

Révision et mise à jour de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de réviser la présente Politique de confidentialité, en entier ou en partie, à tout moment, pour y incorporer toute modification des dispositions applicables ou des usages en matière technologique. Il est de votre responsabilité de relire la Politique de confidentialité à chaque modification.

Responsable du traitement

HSF Kramer fournit des services juridiques et autres prestations par l'intermédiaire d'un certain nombre d'entités. L'identité du responsable du traitement de vos données à caractère personnel dépendra du lieu de prestations des services en question. Pour en savoir plus sur les entités HSF Kramer, veuillez consulter notre page consacrée aux aspects juridiques et réglementaires.

Certaines de ces entités étaient auparavant dénommées Herbert Smith Freehills ou Kramer Levin Naftalis & Frankel.

Contact et informations complémentaires

Pour toute question au sujet de cette Politique de confidentialité, ou pour nous faire parvenir une plainte écrite au sujet de notre façon de gérer vos données à caractère personnel, pour les Etats-Unis veuillez nous contacter à l'adresse suivante :

Herbert Smith Freehills Kramer US LLP
Attention: Privacy Counsel
1177 Avenue of the Americas
New York, NY 10036

For all other offices, please contact us at:

Herbert Smith Freehills LLP
Exchange House
Primrose Street
Londres
EC2A 2EG

À l'attention de : Clare Wilson
Téléphone : +44 20 7374 8000
Email : [email protected]

Vous pouvez aussi contacter votre bureau HSF Kramer local.

Il est possible que vous ayez le droit de saisir l'autorité de contrôle compétente du lieu dont vous dépendez juridiquement.

Si vous déposez une plainte relative à la protection de votre vie privée, nous vous répondrons pour vous informer de la façon dont votre plainte sera traitée. Il se peut que nous vous demandions plus de détails, que nous consultions d'autres parties et que nous conservions des dossiers concernant votre plainte.

Dernière mise à jour : juin 2025