1. Objet du système de vidéosurveillance
Nous, Herbert Smith Freehills Kramer ("le cabinet"), utilisons dans nos locaux un système de vidéosurveillance pour nous aider à fournir un environnement sûr et sécurisé aux personnes qui travaillent dans nos locaux, ou qui s'y rendent en tant que visiteurs, et pour la protection de nos biens.
Ce dispositif de vidéosurveillance a pour finalité de nous permettre :
- D'assurer la sécurité des personnes ;
- D'assurer la sécurité de nos locaux ;
- De prévenir toute infraction ;
- De diminuer la crainte générée par l'insécurité et de fournir au personnel d'HSF un environnement plus sécurisé ; et
- De faciliter l'arrestation et la poursuite de tout auteur d'infraction.
La base légale de ce traitement de données à caractère personnel est notre intérêt légitime de disposer d'un lieu de travail sécurisé.
2. Champ d'application
Les associés, collaborateurs, et employés (y compris les juristes et équipes de soutien), prestataires et autres personnes se rendant au cabinet.
3. Finalité de la politique
La société utilise des systèmes de vidéosurveillance dans certains de ses bureaux.
La vidéosurveillance est reconnue comme un outil efficace dans la lutte contre la criminalité, tant pour la prévention que pour la détection.
Nous avons mis en place des procédures internes afin de prévenir toute atteinte à l'intégrité, la confidentialité et l'éthique. Nous avons le souci constant, lorsque nous collectons et utilisons des images identifiables de personnes provenant d'un système de vidéosurveillance, de nous conformer aux lois applicables en matière de confidentialité des données.
Dans cette politique de vidéosurveillance, nous vous expliquons la manière dont nous pouvons éventuellement utiliser les informations que nous obtenons à votre sujet à partir de l'un de nos systèmes de vidéosurveillance. Pour plus de renseignements sur le traitement des informations personnelles, veuillez contacter [email protected] ou consulter notre Politique de confidentialité sur notre site internet.
4. Accès et Communication
4.1 Contrôle d'accès
L'accès au système de vidéosurveillance et à toute image enregistrée par ce biais contenant des données à caractère personnel (les "Enregistrements") est strictement contrôlé et limité aux seules personnes qui doivent y avoir accès conformément à la présente politique de confidentialité. Un tel accès ne sera accordé qu'avec l'aval d'un de nos Directeurs / Responsables et l'un de nos Directeurs / Responsables des Ressources Humaines.
Les Enregistrements ne pourront être communiqués à des tiers qu'aux fins décrites ci-dessous et conformément aux lois et réglementations applicables à la protection des données à caractère personnel.
Afin d'atteindre les objectifs énoncés ci-avant, il peut être nécessaire pour nous de partager les Enregistrements en interne avec nos bureaux, succursales et entités associées. Ces destinataires peuvent être situés à l'extérieur du pays d'enregistrement. Pour plus d'informations sur le partage de vos données entre nos entités à l'international, nous vous invitons à consulter notre Politique de confidentialité sur notre site Internet.
4.2 Finalité de l'accès
Les Enregistrements ne pourront être visionnés qu'aux fins suivantes ;
- Pour mener une enquête sur une infraction présumée ; ou
- Pour mener une enquête sur un incident de sécurité.
Tout visionnage autorisé sera consigné dans un registre.
L'utilisation des Enregistrements aura pour objectif d'aider à l'identification et à la détection des auteurs d'infraction ou à l'enquête concernant un incident de sécurité.
4.3 Communication à la Police
La police ne peut obtenir ou exiger d'obtenir l'accès à nos systèmes de vidéosurveillance que dans les circonstances suivantes :
- Une situation d'urgence ou instruction d'incident grave ;
- Un besoin d'identification des auteurs d'une infraction ; ou
- Pour satisfaire à notre demande (conformément à la présente politique de confidentialité).
En cas d'infraction, les Enregistrements pourront être fournis à la police suite à la réception d'une demande officielle en ce sens.
Toute demande de la police visant à obtenir des Enregistrements du système de vidéosurveillance sera notifiée à notre équipe General Counsel & Risk. Une telle demande ne sera satisfaite que si elle est conforme à la réglementation applicable en matière de données personnelles. Toute demande à ce titre sera également consignée dans un registre.
4.4 Droit d'accès individuel
Vous avez le droit d'accéder aux données à caractère personnel vous concernant ou de demander leur effacement. Vous disposez également d'un droit d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
Pour demander une copie de vos données ou pour demander une modification ou suppression de tout ou une partie des données en notre possession, vous pouvez nous contacter suivant la procédure détaillée ci-après.
5. Emplacements des caméras de vidéosurveillance
Les caméras de vidéosurveillance sont installées à des endroits stratégiques afin de pouvoir observer les points d'entrée et de sortie de nos bureaux. Lorsque les lois et réglementations sur la protection de la vie privée l'exigent, des panneaux d'information sont installés aux endroits appropriés pour informer les employés et les visiteurs de l'existence de ce système de vidéosurveillance et fournir nos coordonnées pour ceux qui souhaiteraient obtenir d'avantages de renseignements sur ce traitement.
6. Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité appropriées sont mises en place pour conserver les Enregistrements. À ce titre, les Enregistrements ne sont pas placés dans un endroit accessible à nos employés (à l'exception de ceux en possession des droits d'accès requis) ou au public, ni disséminé d'une quelconque manière.
Nous prenons toutes les précautions raisonnables et nécessaires pour protéger les Enregistrements:
- Du mauvais usage, de l'interférence ou de la perte ; et
- De l'accès, de la modification, et de la communication non-autorisée.
7. Durée de conservation des images de vidéosurveillance
Les images de vidéosurveillance et les Enregistrements ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la finalité de cette vidéosurveillance. En règle générale, les Enregistrements ne sont conservés que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif déclaré.
8. Caméras de vidéosurveillance dissimulées
Le cabinet n'utilise pas de caméras de vidéosurveillance dissimulées, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Toute utilisation de ce type nécessite l'autorisation de notre directeur juridique et ne sera accordée que pour une durée et à des fins limitées. Toute décision d'utiliser la surveillance dissimulée doit être consignée dans un registre.
9. Contact et informations complémentaires
Pour toute question au sujet de cette politique de vidéosurveillance, ou pour nous faire parvenir une plainte écrite visant la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à [email protected] [ou] vous pouvez adresser une réclamation à l'autorité compétente dans votre juridiction.
Date: 1 Juin 2025